¿Por qué debo realizar las pruebas periódicas en mi estación?

Las pruebas periódicas establecidas en el Reglamento Técnico (Resolución 40198 de 2021) del Ministerio de Minas y Energía constituyen un componente esencial dentro del esquema de aseguramiento de la seguridad y confiabilidad de las instalaciones destinadas al manejo de combustibles líquidos.

Estas pruebas no solo permiten verificar el estado operativo de los sistemas, equipos e infraestructura, sino que también garantizan que las condiciones bajo las cuales fueron diseñados y certificados se mantengan a lo largo del tiempo.

Por tanto, más allá de un requisito normativo, las pruebas periódicas deben entenderse como una práctica preventiva fundamental que contribuye a la gestión integral del riesgo, al fortalecimiento de la seguridad de la Estación de Servicio y al cumplimiento sostenido de las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

Vamos a hablar de:

….“Numeral 5.6.2 Pruebas Periódicas. A partir de la entrada en vigencia de esta Resolución o de acuerdo con los plazos establecidos, aplican las siguientes disposiciones, enmarcadas en un programa de inspección y mantenimiento con evidencia escrita de cada actividad consignada en la bitácora de la estación”. De la A a la i…

Ahora bien, en este Numeral se describen todas las pruebas que toda estación de servicio -ya se automotriz o fluvial- debe cumplir desde el momento cero y para dar cumplimiento a todos los requisitos descritos en el Certificado de Inspección, en cumplimiento de la Resolución 40198 de 2021.

Un aspecto fundamental de este requisito es que cada actividad desarrollada debe contar con evidencia escrita, la cual debe ser registrada de forma organizada en la bitácora de la estación. Este registro no solo permite demostrar el cumplimiento normativo ante las autoridades competentes, sino que también facilita el seguimiento histórico de las condiciones operativas, la detección de fallas recurrentes y la toma de decisiones oportunas en materia de mantenimiento.

En este sentido, las pruebas periódicas no se limitan a una verificación puntual, sino que hacen parte de un proceso continuo de control y aseguramiento, orientado a preservar la integridad de las instalaciones, minimizar riesgos y garantizar la operación segura, conforme a lo establecido en el Reglamento Técnico.

Pero, ¿cómo se cumple con estos requerimientos ante el ente certificador?

Es muy sencillo, solo deben utilizar varias opciones válidas. Lo importante no es el formato que se utilice, sino que se garantice trazabilidad, integridad y disponibilidad de la información y fácil acceso a ella por parte de cualquier colaborador de la EDS en el momento de ser requerida por las entidades reguladoras.

Bitácora física (tradicional)

• Cuaderno foliado o formato impreso.
• Registro manual de cada actividad.
• Firma del responsable.

Ventajas:

• Fácil implementación.
• No depende de la tecnología.

Riesgos:

• Pérdida, deterioro o manipulación.
• Difícil consulta histórica.

Formatos digitales básicos

• Archivos en Excel.
• Documentos en Word con control de registros.

Ventajas:

• Organización y búsqueda rápida.
• Bajo costo.

Recomendación:

• Control de versiones.
• Respaldo en la nube o en el servidor.

Software de mantenimiento (CAMMY)

Permite:

• Programar inspecciones.
• Registrar evidencias (fotos, firmas, reportes).
• Generar historial automático.

Ventajas:

• Alto nivel de trazabilidad.
• Ideal para auditorías.

Aplicaciones móviles de inspección

• Apps con formularios digitales y captura en campo.
• Registro con fotos, geolocalización y firma.

Ventajas:

• Evidencia en tiempo real.
• Reduce errores de digitación.